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Wirtschaftlichkeit & Transparenz

IT-Kosten messbar machen

IT ist kein Fass ohne Boden. Wir machen Investitionen transparent, berechnen ROI und zeigen, wofür Sie zahlen – in Euro, nicht in Technik-Sprech.

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Warum IT-Kosten im Mittelstand intransparent sind

Geschäftsführung weiß nicht, was IT wirklich kostet. IT-Budget wird jährlich „grob geschätzt“. Unerwartete Rechnungen von Dienstleistern. IT-Kosten steigen, aber niemand kann sagen warum.

Die drei Hauptursachen:

  • Versteckte Kosten: Arbeitszeit interner Mitarbeiter für IT-Support, Produktivitätsverlust durch Ausfälle, Lizenz-Wildwuchs, ineffiziente Prozesse.
  • Intransparente Dienstleister: Stundensätze ohne Aufwandsvorhersage, Nachkalkulationen, „Das war nicht im Angebot enthalten“.
  • Fehlendes IT-Controlling: Keine Kostenstellen-Zuordnung, keine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor Investitionen, keine Messung des IT-Nutzens.

Konsequenz: IT wird als unkontrollierbare Kostenstelle wahrgenommen. Investitionsentscheidungen nach Bauchgefühl statt nach Fakten.

Die drei Säulen unserer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Vollständige Kostentransparenz

Wir erfassen die IT-Kosten: Hardware, Software, Personal, Dienstleister, Cloud, aber auch versteckte Kosten wie Produktivitätsverlust durch Ausfälle oder Schatten-IT.

Sie bekommen monatlich eine Übersicht: Was kostet IT pro Arbeitsplatz? Wo weichen wir vom Budget ab? Wie stehen wir im Branchenvergleich?

Kein Schätzen mehr. Nur Fakten.

ROI-Betrachtung für jede größere Investition

Jede IT-Investition ab 10.000 € bekommt einen Business Case: Was kostet es? Was bringt es? Wann amortisiert es sich? Welche Alternativen gibt es?

Wir quantifizieren nicht nur Kosten, sondern auch Nutzen: Zeitersparnis in Euro, vermiedene Ausfallkosten, Produktivitätsgewinn. Wenn sich eine Investition nicht rechnet, sagen wir das.

Keine Bauchentscheidungen. Nur kalkulierte Investitionen.

Festpreis statt Stundensatz

Unser monatlicher Festpreis deckt normale Störungsbeseitigungen ab. Im normalen laufenden Betrieb: Keine Stundenzettel, keine Nachkalkulationen, keine Überraschungen.

Das schafft Planbarkeit für Sie – und den richtigen Anreiz für uns: Je stabiler Ihre IT läuft, desto profitabler sind wir. Wir verdienen an Prävention, nicht an Problemen.

Keine schwankenden Rechnungen. Nur kalkulierbare Kosten.

Die vier größten IT-Kostentreiber

IT-Geld versickert

Vier versteckte Kostentreiber, die wir regelmäßig finden – und eliminieren.

Ineffiziente Prozesse – bis zu 220.000 €/Jahr

Manuelle Dateneingabe in mehrere Systeme, fehlende Integration, Medienbrüche.

Beispielrechnung: 50 Mitarbeiter verlieren je 30 Min/Tag durch ineffiziente Prozesse = 220.000 € jährlich.

Lösung: Prozessanalyse, Digitalisierung, System-Integration. Investition 30.000-50.000 €, Amortisation < 3 Monate.

Schatten-IT – 5-15% des IT-Budgets

Mitarbeiter nutzen private Cloud-Services, Abteilungen beschaffen eigene Software ohne IT-Involvement.

Typische Kosten: Bei 100.000 € IT-Budget = 5.000-15.000 € unkontrolliert.

Lösung: Schatten-IT identifizieren, legitime Bedürfnisse mit offiziellen Lösungen adressieren.

Legacy-Systeme – Wartung frisst Budget

Alte Systeme, die „irgendwie noch laufen“. Hoher Wartungsaufwand, Ausfallrisiko steigt exponentiell.

Beispiel: Server 10+ Jahre alt, Wartung 2.400 €/Jahr. Neue Hardware 8.000 €, Amortisation 3-4 Jahre – aber Risikominimierung rechtfertigt frühere Erneuerung.

Fehlende IT-Governance – 10-20% Einsparpotenzial

Keine zentralen Beschaffungsrichtlinien, keine Vertragskonsolidierung, kein Lizenz-Management.

Typisches Einsparpotenzial: Bei 200.000 € IT-Budget = 20.000-40.000 € jährlich durch besseres Vendor-Management.

Die wichtigsten IT-KPIs

Was Sie monatlich wissen sollten

Nicht alles ist messbar – aber das Wichtigste schon. Unsere Berichtskategorien mit den zentralen Kennzahlen.

Wirtschaftlichkeit:

  • IT-Kosten pro Arbeitsplatz (Benchmark: 150-250 €/MA/Monat)
  • IT-Kosten als % vom Umsatz (Benchmark: 3-7%)
  • Ungeplante IT-Ausgaben (Ziel: < 5% des Jahresbudgets)

Service:

  • Ticket-Volumen (Trend: sinkend)
  • Durchschnittliche Lösungszeit (Ziel: < 2 Stunden)
  • SLA-Einhaltung (Ziel: > 95%)

Compliance:

  • Status Mail-Archivierung
  • Status Einhaltung gesetzlicher Auflagen

Verfügbarkeit:

  • System-Uptime (Ziel: > 99,5%)
  • Geplante vs. ungeplante Downtime (Ziel: 90% geplant)
  • Dokumentationsgrad
  • Status Single Points of Failure
  • Status Verfügbarkeit Backups

Sicherheit:

  • Security-Incidents (Trend: sinkend)
  • Patch-Compliance (Ziel: > 95% binnen 30 Tage)
  • Passwortsicherheit (Keeper-Abdeckung, Keeper Score)
  • Abdeckungsgrad Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Abdeckungsgrad Versicherungsauflagen

Diese Zahlen bekommen Sie monatlich – auf einer Seite, nicht in 50-seitigen Reports.

Monatliche Kündbarkeit als Qualitätssicherung

Warum wir auf Knebelverträge verzichten

Sie können jederzeit mit einmonatiger Frist kündigen. Keine Mindestlaufzeit.

Warum wir das machen: Wenn wir gute Arbeit leisten, brauchen wir keine Knebelverträge. Monatliche Kündigungsmöglichkeit zwingt uns zu kontinuierlicher Qualität. Sie haben die Kontrolle.

Was andere machen: 24-36 Monate Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfristen 6-12 Monate.

Unsere Überzeugung: Unser Geschäftsmodell basiert auf Kundenzufriedenheit, nicht auf rechtlicher Bindung.

Bereit für IT ohne Interessenskonflikt?

In einem ersten Gespräch analysieren wir Ihre IT-Situation und zeigen konkrete Handlungsfelder auf. Unverbindlich, keine Verkaufspräsentation.

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