Unser IT Onboarding Prozess: Bestellen, Einrichten, Loslegen
Sie melden uns Name und Rolle des neuen Mitarbeiters. Ab hier übernehmen wir.
IT Onboarding & Offboarding: Perfekter Start, sicherer Abschied.
Ein neuer Mitarbeiter kostet Geld. Wenn die IT nicht läuft, kostet er doppelt. Wir sorgen für Produktivität ab der ersten Minute und Datensicherheit beim Austritt.
Kennen Sie das? Der neue Vertriebsleiter steht motiviert vor der Tür, aber der Laptop ist noch „irgendwo in der Post“, das E-Mail-Konto wirft Fehler und der Zugriff auf das CRM fehlt. Der erste Arbeitstag verpufft in Wartezeit und Frust. Das ist nicht nur teuer, sondern wirft ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen. Fox Romeo übernimmt diesen Prozess komplett für Sie. Standardisiert, pünktlich und sicher.
Hardware & Logistik
Kein Suchen nach alten Laptops im Schrank. Wir beschaffen neue Hardware rechtzeitig oder bereiten Bestandsgeräte professionell auf (Reinigung & Neuinstallation). Das Gerät kommt vorkonfiguriert direkt zum Mitarbeiter – egal ob ins Büro oder ins Homeoffice.
Zugänge & Lizenzen
Wir richten alle Benutzerkonten (Microsoft 365, ERP, CRM) bereits vor dem ersten Arbeitstag ein. Dabei gilt das Prinzip der minimalen Rechtevergabe („Least Privilege“), um Ihre Sicherheit zu wahren. Der Mitarbeiter sieht nur das, was er für seinen Job braucht.
Einweisung & „Ready-to-use“
Keine Installationen mehr durch den Nutzer. Wenn der Laptop aufgeklappt wird, ist Software wie Office, Teams, VPN und Virenschutz bereits aktiv. Eine kurze Einweisung in die IT-Sicherheitsrichtlinien sorgt für einen sicheren Start.
Offboarding: Warum der Austritt das größere Risiko ist
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen – ob im Guten oder Bösen – entstehen oft kritische Sicherheitslücken. Vergessene Benutzerkonten („Zombie-Accounts“) sind ein Einfallstor für Hacker. Noch gefährlicher: Ehemalige Mitarbeiter, die noch Wochen später Zugriff auf Cloud-Daten haben.
Unser Sicherheits-Protokoll beim Austritt:
- Sofortige Sperrung: Deaktivierung aller Zugänge (AD, M365, VPN) exakt zum Stichtag.
- Datensicherung: Archivierung des E-Mail-Postfachs und der persönlichen Datenlaufwerke gemäß Datenschutzvorgaben.
- Geräte-Rücknahme: Organisation der Rücksendung und sichere Datenlöschung (Wipe) der Hardware für die Wiederverwendung.
- Mobile Security: Fernlöschung von Geschäftsdaten auf privaten Smartphones (bei BYOD) oder Firmenhandys bei Verlust.
Warum HR und IT Hand in Hand arbeiten müssen
Viele Unternehmen erledigen das Onboarding „nebenbei“. Der Vergleich zeigt, warum sich Professionalisierung lohnt.
Intern / Status Quo
- ❌ Hoher Aufwand: HR muss Hardware bestellen, Kabel suchen und IT-Support spielen.
- ❌ Wartezeiten: Neuer Mitarbeiter ist erst nach Tagen voll arbeitsfähig.
- ❌ Sicherheitsrisiko: Rechte werden oft kopiert („Das Gleiche wie Herr Müller“), was zu Datenschutzverstößen führt.
- ❌ Image-Schaden: Unprofessioneller erster Eindruck beim Talent.
Mit Fox Romeo Managed Service
- ✅ Entlastung: Ein Ticket an uns reicht („Neuer Mitarbeiter am 01.05.“).
- ✅ Produktivität: Alles funktioniert ab Minute 1.
- ✅ Compliance: Dokumentierte Rechtevergabe und sauberes Löschen.
- ✅ Employer Branding: Der Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und professionell empfangen.
Die ultimative IT Onboarding Checkliste für HR
Damit technisch alles glatt läuft, benötigen wir als IT-Abteilung nur wenige Infos von Ihnen. Hier ist Ihre Spickzettel für den nächsten Einstellungsprozess:
- 2 Wochen vorher: Hardware-Anforderung klären (Standard-Notebook oder Power-User? Monitor? Headset?).
- 1 Woche vorher: Welche Software-Lizenzen werden benötigt (z.B. Adobe Creative Cloud, DATEV)?
- Zugriffsrechte: Auf welche Ordner und Verteilerlisten soll Zugriff bestehen?
- Stammdaten: Korrekte Schreibweise des Namens für die E-Mail-Adresse.
Tipp: Integrieren Sie diese Punkte direkt in Ihren Managed Service Vertrag. Dann müssen Sie keine Listen abhaken, sondern uns nur kurz informieren.
Machen Sie Schluss mit dem „Erster-Tag-Chaos“
Sorgen Sie für einen perfekten ersten Eindruck bei Ihren neuen Talenten und schlafen Sie ruhig, wenn Mitarbeiter gehen. Wir integrieren den Onboarding-Prozess nahtlos in Ihren IT-Betrieb.
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Häufige Fragen zum IT Onboarding & Offboarding
Was gehört alles zu einem technischen Onboarding?
Technisches Onboarding ist weit mehr als nur die Übergabe eines Laptops. Es umfasst die Beschaffung und Vorkonfiguration der Hardware, die Einrichtung aller Software-Lizenzen (Microsoft 365, CRM, etc.), die Vergabe von Zugriffsrechten und die Integration in das Sicherheitsnetzwerk (VPN, Antivirus). Bei Fox Romeo geschieht dies nach einem standardisierten Prozess, damit am ersten Tag alles „Plug & Play“ bereitsteht.
Wie lange dauert das IT-Onboarding in der Regel?
Wenn Sie es intern machen: Oft mehrere Tage bis Wochen, bis alle Zugänge funktionieren. Mit unserem Service Desk: Null Wartezeit für den Mitarbeiter. Sie melden uns den Eintrittstermin (idealerweise 2 Wochen vorher), und wir stellen sicher, dass am Stichtag alles bereit ist. Der eigentliche Einrichtungsprozess ist bei uns hochgradig automatisiert.
Was ist technisches Offboarding und warum ist es so wichtig?
Technisches Offboarding bezeichnet das sichere Entfernen eines Mitarbeiters aus allen IT-Systemen. Es ist kritisch für Ihre Sicherheit. Wird es vergessen oder nur halbherzig durchgeführt, entstehen sogenannte „Zombie-Accounts“ – aktive Zugänge von Personen, die nicht mehr im Unternehmen sind. Das ist eines der größten Einfallstore für Datenklau und Cyberangriffe. Wir sperren zentral alle Zugänge exakt zum Austrittsdatum.
Was sind häufige Fehler beim Ausscheiden von Mitarbeitern?
Der häufigste Fehler ist Mangel an Dokumentation. Niemand weiß genau, worauf der Mitarbeiter Zugriff hatte (private Cloud-Ordner? Externe Tools?). Ein weiterer Fehler ist das fehlende „Wiping“ (Löschen) von mobilen Geräten. Unser Prozess dokumentiert alle Rechte von Tag 1 an, sodass wir beim Austritt lückenlos alles entziehen können – inklusive Fernlöschung von Geschäftsdaten auf Smartphones.
Brauche ich eine eigene IT-Onboarding-Checkliste?
Nein, Sie brauchen keine Liste, Sie brauchen einen Prozess. Checklisten auf Papier werden oft vergessen oder sind veraltet. Als unser Kunde nutzen Sie unseren digitalen Onboarding-Workflow. Sie füllen nur ein einfaches Formular aus („Wer kommt wann?“), und unser System arbeitet im Hintergrund automatisch die notwendige technische Checkliste ab.
Funktioniert Ihr Onboarding auch für Home-Office / Remote-Mitarbeiter?
Absolut. Das ist der Standard im modernen „Digital Onboarding“. Wir konfigurieren die Hardware in unserem Lab und versenden sie direkt an die Wohnadresse Ihres neuen Mitarbeiters. Durch Fernwartungstools können wir bei der Ersteinrichtung unterstützen, als säßen wir direkt daneben – egal wo in Deutschland Ihr Talent sitzt.