Meetings haben ein merkwürdiges Talent: Sie enden selten mit einem echten Knall, aber fast immer mit einem leisen Gefühl von Erschöpfung. Nicht, weil sie besonders anstrengend wären – sondern weil sie sich wie Nebel über den Arbeitstag legen. Man sitzt dabei, hört zu, nickt, sagt ein, zwei Sätze, und fragt sich hinterher, warum man sich müder fühlt als nach zwei Stunden konzentrierter Arbeit. Willkommen im ganz normalen Büroalltag vieler KMU.
Die Technik scheint auf den ersten Blick der Schuldige zu sein. Microsoft Teams, Outlook, Kalender voller bunter Blöcke – alles lädt dazu ein, noch ein Meeting anzusetzen. Ein Klick, fünf Teilnehmende, eine halbe Stunde. Früher hätte man dafür zumindest kurz durchs Büro laufen müssen. Heute reicht ein Termin mit dem Betreff „Kurz abstimmen“. Dass daraus selten etwas wirklich Kurzes wird, ist fast schon Tradition.
Doch so bequem es ist, der Technik den Schwarzen Peter zuzuschieben – sie ist meist nur der Verstärker. Das eigentliche Problem liegt tiefer. Meetings werden oft genutzt, um Unsicherheit zu verteilen, Verantwortung weichzuzeichnen oder Entscheidungen aufzuschieben. Lieber gemeinsam darüber sprechen, als allein festlegen. Lieber noch eine Meinung hören, als eine Richtung vorzugeben. Das fühlt sich sicher an, kostet aber Energie – bei allen Beteiligten.
Besonders ermüdend sind dabei Meetings ohne klare Dramaturgie. Kein echtes Ziel, kein erkennbares Ende, keine Entscheidung, die getroffen werden soll. Man hört zu, springt gedanklich zwischen Mails, Chatnachrichten und To-do-Liste hin und her und ist trotzdem ständig „on“. Das Gehirn bekommt weder Fokus noch Pause. Gerade in Videomeetings ist diese Daueranspannung spürbar: Man sieht sich selbst, achtet auf Mimik, Ton, Timing – und merkt erst beim Aufstehen, wie anstrengend das eigentlich war.
Interessant ist, dass die gleiche Technik auch das Gegenteil ermöglichen würde. Asynchrone Kommunikation, kurze Sprachnachrichten, sauber dokumentierte Entscheidungen, klar strukturierte Aufgaben – all das ist mit M365 problemlos machbar. Es wird nur erstaunlich selten konsequent genutzt. Stattdessen ersetzt das Meeting oft das Nachdenken, und der Kalender wird zur Komfortzone.
Für viele mittelständische Unternehmen ist das weniger ein Tool-Problem als eine Kulturfrage. Wer darf entscheiden? Was muss wirklich besprochen werden? Und was könnte genauso gut – oder besser – schriftlich geklärt werden? Diese Fragen sind unbequemer als ein weiterer Termin, zahlen sich aber schnell aus. Weniger Meetings bedeuten nicht weniger Abstimmung, sondern oft mehr Klarheit.
Am Ende geht es nicht darum, Meetings abzuschaffen. Gute Meetings sind wertvoll, verbindend und produktiv. Aber sie brauchen Haltung, Struktur und den Mut zur Lücke. Technik kann dabei helfen – oder alles noch schlimmer machen. Der Unterschied liegt selten im Tool, sondern fast immer in der Art, wie ein Unternehmen arbeitet und denkt.
Wenn Sie sich fragen, wie Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung und Tool-Nutzung in Ihrem Unternehmen besser zusammenspielen können, lohnt sich ein Blick auf die strategische Seite von IT. Fox Romeo unterstützt genau an dieser Schnittstelle zwischen Technik, Arbeitskultur und Klarheit – etwa im Rahmen einer ganzheitlichen IT-Strategie oder mit praxisnahem Wissen rund um moderne Zusammenarbeit. Oft beginnt Entlastung nicht mit einem neuen Tool, sondern mit einem neuen Blick auf das, was wir täglich ganz selbstverständlich tun.