Managed IT für Architektur- & Ingenieurbüros

Wenn der Ladebalken Geld verbrennt: Warum Standard-IT für Planer nicht reicht

Kennen Sie das? Die Abgabe für den Wettbewerb ist morgen früh, das gesamte Team arbeitet am zentralen Modell, und plötzlich steht alles still. Das Speichern dauert Minuten, nicht Sekunden. Oder noch schlimmer: Die Plotter-Warteschlange hängt sich auf. In Architekturbüros und Ingenieurgesellschaften ist die IT nicht nur ein Hilfsmittel für E-Mails. Sie ist das Werkzeug, mit dem Sie Ihre Wertschöpfung betreiben. Wenn CAD-Workstations stottern oder der Zugriff auf das BIM-Modell hakt, verbrennen Sie Marge.

Unsere Erfahrung bei Fox Romeo zeigt ein klares Bild: Viele Büros verlassen sich auf historisch gewachsene Strukturen. Oft kümmert sich der talentierteste CAD-Zeichner „nebenbei“ um den Server. Das mag bei fünf Mitarbeitern funktionieren. Ab 20 oder 50 Mitarbeitern wird dieses Modell zum unkalkulierbaren Risiko. Wir sehen hier einen enormen Bedarf, den IT-Betrieb als Service zu verstehen und nicht als lästige Nebenaufgabe.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum speziell Planungsbüros eine andere Art der IT-Betreuung benötigen und wie Sie durch professionelles Management nicht nur Nerven, sondern bares Geld sparen.

Spezifische Anforderungen: CAD, BIM und gigantische Datenmengen

Ein Architekturbüro ist keine Anwaltskanzlei. Während anderswo Word-Dokumente von wenigen Kilobyte verschoben werden, bewegen Sie Terabytes an Punktwolken, 3D-Modellen und Renderings. Das stellt extreme Anforderungen an die Infrastruktur.

Wir beobachten in der Praxis oft folgende Engpässe, wenn der IT-Betrieb nicht professionell gemanagt wird:

• Latenz-Probleme bei Teamwork-Funktionen: Wenn mehrere Architekten gleichzeitig in ArchiCAD oder Revit arbeiten, entscheidet die Netzwerkperformance über flüssiges Arbeiten oder ständiges Warten.
• Speicherplatz-Management: Projektordner wachsen exponentiell. Ohne Strategie laufen Server voll, Backups dauern das ganze Wochenende und die Wiederherstellungszeiten im Notfall sind katastrophal.
• Hardware-Zyklus: CAD-Software wird jährlich anspruchsvoller. Ein „Standard-PC“ aus dem Elektromarkt reicht hier nicht. Es braucht ein Lifecycle-Management für Workstations.

Genau hier setzt der Gedanke an, den IT-Betrieb als Service auszulagern. Es geht nicht darum, jemanden zu haben, den man anruft, wenn der Drucker streikt. Es geht darum, eine Infrastruktur bereitzustellen, die performant genug für Ihre Hochleistungsanwendungen ist.

Das Problem mit dem „Hero-Admin“

In vielen Ingenieurbüros sehen wir den klassischen „Hero-Admin“. Das ist oft ein Partner oder ein leitender Ingenieur, der eine Affinität zu Technik hat. Er opfert seine Wochenenden für Updates und flickt das System zusammen, wenn es kracht. Das Problem: Seine Stunden sind eigentlich viel zu teuer für IT-Support. Zudem fehlt ihm oft die Zeit für präventive Sicherheit.

Wenn dieser „Held“ im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, bricht das Kartenhaus zusammen. Wir raten unseren Kunden dringend: Befreien Sie Ihre Leistungsträger von der IT-Last. Mehr zu diesem Risiko lesen Sie auch in unserem Beitrag über die Hero-Admin Gefahr.

Was bedeutet IT-Betrieb als Service konkret?

Der Begriff „Managed Services“ wird oft als Buzzword missbraucht. Lassen Sie uns Tacheles reden. Wenn wir von IT-Betrieb als Service sprechen, meinen wir die vollständige Übernahme der Verantwortung für die Funktionalität Ihrer Systeme – und zwar proaktiv.

Der fundamentale Unterschied zum klassischen „Feuerwehr-Modell“ (Break-Fix) ist der Ansatz:

• Klassisch: Etwas geht kaputt -> Sie rufen an -> Wir reparieren -> Sie bekommen eine Rechnung.
• Managed Service: Wir überwachen Systeme -> Wir erkennen Unregelmäßigkeiten -> Wir beheben sie, bevor Sie es merken -> Sie zahlen eine feste Pauschale.

Für ein Architekturbüro bedeutet das: Wir sorgen dafür, dass die Plotter-Treiber aktuell sind, bevor der Wettbewerb gedruckt werden muss. Wir prüfen die Integrität der Backups, bevor die Ransomware zuschlägt.

Flight Ops: Warum wir Checklisten lieben

Bei Fox Romeo arbeiten wir nicht nach theoretischen Lehrbüchern, sondern nach dem Flight Ops Standard. Warum? Weil die Luftfahrt eine der sichersten Industrien der Welt ist. Kein Pilot würde starten, ohne seine Checklisten abgearbeitet zu haben. In der IT sollte das genauso sein.

Besonders im IT-Betrieb für kritische Infrastrukturen – und dazu zählen wir die Projektdaten von Ingenieurbüros – darf nichts dem Zufall überlassen bleiben. Unsere Erfahrung zeigt, dass Fehler meistens dort passieren, wo „mal eben schnell“ etwas geändert wurde.

Unser Vorgehen basiert auf strikten Prozeduren:

• Standardisierung: Jeder Arbeitsplatz wird identisch aufgesetzt. Das reduziert Fehlerquellen bei Software-Updates massiv.
• Checklisten: Tägliche, wöchentliche und monatliche Routinen stellen sicher, dass Updates nicht vergessen werden.
• Dokumentation: Wir dokumentieren jede Änderung. So ist das System nicht vom Wissen einer einzelnen Person abhängig.

Sicherheit und Compliance: Ihre Pläne sind Ihr Kapital

Architekten und Ingenieure verwalten hochsensible Daten. Bebauungspläne, Sicherheitskonzepte für öffentliche Gebäude oder Infrastrukturprojekte dürfen nicht in falsche Hände geraten. Datenschutz ist hier kein „Nice-to-have“, sondern existenzsichernd.

Wenn Sie den IT-Betrieb als Service beziehen, lagern Sie auch einen großen Teil der Sorge um IT-Sicherheit und Compliance aus. Wir sorgen dafür, dass Firewalls konfiguriert sind, Zugriffsrechte (wer darf welchen Plan sehen?) korrekt gesetzt sind und Sicherheitslücken geschlossen werden, sobald sie bekannt sind.

Mobiles Arbeiten und Baustellen-Anbindung

Ein weiterer Aspekt, der in der Baubranche essenziell ist: Die Anbindung der Baustelle. Bauleiter müssen auf Pläne zugreifen, Mängel dokumentieren und Fotos hochladen – oft über wackelige Mobilfunkverbindungen. Ein moderner IT-Betrieb muss Lösungen bereitstellen, die auch unter widrigen Bedingungen funktionieren, etwa durch intelligente Synchronisation oder Terminalserver-Lösungen, die wenig Bandbreite benötigen.

Kostenwahrheit: Was kostet professioneller IT-Betrieb?

Viele Geschäftsführer scheuen zunächst die monatlichen Fixkosten eines Managed Service Vertrags. Doch diese Rechnung ist oft unvollständig. Was viele nicht wissen oder verdrängen: Die versteckten Kosten einer schlechten IT sind weitaus höher.

Rechnen Sie einmal ehrlich nach:

• Wie viele Stunden verbringen Ihre Architekten (Stundensatz > 80€) pro Monat mit Computerproblemen?
• Was kostet es, wenn das Büro einen halben Tag stillsteht, weil der Server ausgefallen ist?
• Wie hoch ist der Image-Schaden, wenn Sie eine Frist verpassen?

Wenn Sie den IT-Betrieb als Service buchen, wandeln Sie unkalkulierbare Risikokosten in planbare Betriebskosten um. Sie kaufen sich damit die Freiheit, sich auf Architektur und Ingenieurskunst zu konzentrieren, statt auf Updates und Kabel.

Fazit: Konzentration auf das Wesentliche

Die Anforderungen an Planungsbüros steigen ständig. BIM, VR-Präsentationen und kollaboratives Arbeiten über Standorte hinweg sind heute Standard. Ihre IT-Infrastruktur muss Schritt halten. Fox Romeo versteht sich hierbei als Ihr strategischer Partner. Wir sind Ihre externe IT-Abteilung, die zufällig nicht in Ihrem Gebäude sitzt.

Überlassen Sie den Maschinenraum uns. Wir sorgen dafür, dass die Systeme laufen, die Daten sicher sind und die Performance stimmt. Damit Sie das tun können, was Sie am besten können: Großartige Gebäude planen.

Häufig gestellte Fragen