BCM für Mittelstand

Wenn das Backup nicht reicht: Warum BCM Überlebenssache ist

Stellen Sie sich vor, es ist Dienstagmorgen, 09:00 Uhr. Ihre Mitarbeiter sitzen an den Schreibtischen, aber niemand arbeitet. Die Bildschirme sind schwarz oder zeigen eine Lösegeldforderung. Die Telefone sind tot, weil sie über VoIP laufen. Das Lager kann keine Lieferscheine drucken. In der Produktion stehen die Bänder still.

Das ist kein technisches Problem mehr. Das ist eine existenzielle Bedrohung für Ihr Unternehmen. Genau an diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen: Haben Sie nur eine IT-Abteilung, die versucht, Feuer zu löschen, oder haben Sie ein Business Continuity Management (BCM), das den Fortbestand Ihres Geschäfts sichert?

Wir bei Fox Romeo erleben in der Praxis oft ein gefährliches Missverständnis: Viele Geschäftsführer glauben, ein tägliches Backup sei ausreichend. Doch ein Backup sind nur Daten. BCM ist der Plan, wie Sie mit diesen Daten, Ihren Mitarbeitern und Ihren Prozessen so schnell wie möglich wieder arbeitsfähig werden. Es geht nicht um Technik, es geht um Ihre Handlungsfähigkeit.

Was ist Business Continuity Management (BCM) eigentlich?

Business Continuity Management wird oft unnötig kompliziert erklärt. Brechen wir es auf das Wesentliche herunter: Es ist Ihr „Plan B“ für den Katastrophenfall. Während sich Disaster Recovery (Wiederherstellung) rein auf die IT-Systeme konzentriert, betrachtet BCM das gesamte Unternehmen.

Ein funktionierendes BCM beantwortet kritische Fragen, bevor der Ernstfall eintritt:

• Welche Geschäftsprozesse müssen zwingend weiterlaufen (z.B. Lohnbuchhaltung, Warenausgang)?
• Wie lange darf ein System maximal ausfallen, bevor es teuer wird (RTO – Recovery Time Objective)?
• Wie viel Datenverlust ist im schlimmsten Fall verkraftbar (RPO – Recovery Point Objective)?
• Wer entscheidet im Krisenfall? Wer darf den „Not-Aus“-Knopf drücken?

Unsere Erfahrung zeigt: In der Hektik einer Krise trifft niemand gute Entscheidungen. BCM sorgt dafür, dass die Entscheidungen bereits getroffen sind, wenn Ruhe herrscht.

Der Irrtum des Mittelstands: „Wir sind zu klein für BCM“

Viele unserer Kunden im Mittelstand dachten anfangs, BCM sei etwas für Banken oder Großkonzerne. Das ist ein Trugschluss. Ein Konzern kann einen Ausfall von zwei Tagen vielleicht finanziell abfedern. Ein mittelständisches Unternehmen gerät oft schon nach 24 Stunden Stillstand in massive Liquiditätsprobleme oder verliert das Vertrauen wichtiger Schlüsselkunden.

Gerade weil Fox Romeo als Ihr externer IT-Leiter agiert, sehen wir die Realität ungeschminkt. Angreifer suchen sich gezielt den Mittelstand aus, weil sie dort schwächere Schutzmaßnahmen vermuten. Ein fehlendes BCM ist wie das Fahren ohne Gurt: Es geht jahrelang gut, aber beim ersten Aufprall ist der Schaden fatal.

Die Business Impact Analyse (BIA) als Fundament

Bevor wir über Lösungen sprechen, müssen wir wissen, was weh tut. Das Herzstück jedes BCM ist die Business Impact Analyse. Hier bewerten wir nicht Server, sondern Prozesse.

Sie müssen priorisieren:

• Kritisch: Muss sofort wieder laufen (z.B. ERP-System, E-Mail).
• Wichtig: Kann 24-48 Stunden warten (z.B. Archiv-Systeme).
• Unkritisch: Kann eine Woche warten (z.B. interne Wikis oder Testumgebungen).

Ohne diese Analyse geben Sie im Notfall Geld für die Rettung unwichtiger Systeme aus, während Ihre Kernprozesse stillstehen. Eine solide IT-Strategie baut immer auf dieser Priorisierung auf.

Die 4 Phasen zu einem robusten BCM

Wie setzen Sie das nun konkret um? Wir raten unseren Kunden, sich nicht in theoretischen Handbüchern zu verlieren, sondern pragmatisch vorzugehen.

1. Analyse und Strategie

Identifizieren Sie Ihre Risiken. Ist es Ransomware? Feuer? Hochwasser? Oder der Ausfall eines Schlüssellieferanten? Definieren Sie für die kritischsten Szenarien eine Strategie. Müssen Mitarbeiter ins Homeoffice wechseln können? Brauchen Sie eine Notstromversorgung?

2. Entwicklung der Pläne

Schreiben Sie konkrete Checklisten. Keine Romane, sondern klare Anweisungen. „Wenn Server X ausfällt, tue Y.“ Hier zeigt sich der Wert von professionellem Managed IT-Betrieb. Wenn Prozesse standardisiert sind, lassen sie sich auch leichter wiederherstellen.

3. Implementierung und Schulung

Der beste Plan nützt nichts, wenn er in einem Ordner im Büro des Chefs verstaubt – zu dem im Brandfall niemand Zutritt hat. Die Pläne müssen digital und physisch verfügbar sein. Wichtig ist auch: Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass es diese Pläne gibt.

4. Tests und Übungen

Das ist der Punkt, den fast alle vernachlässigen. Ein BCM-Plan, der nie getestet wurde, ist nur eine Hypothese. Bei Fox Romeo führen wir regelmäßig Wiederherstellungstests durch. Wir simulieren den Ausfall. Nur so merken Sie, ob das Backup wirklich funktioniert oder ob eine wichtige Telefonnummer in der Notfallliste fehlt.

Flight Ops im BCM: Lernen von der Luftfahrt

Frank Roebers, der Kopf hinter Fox Romeo, hat das Prinzip der „Flight Ops“ in die IT übertragen. Warum? Weil in der Luftfahrt Ausfälle keine Option sind. Piloten verlassen sich nicht auf ihr Gedächtnis oder ihr Bauchgefühl, wenn ein Triebwerk brennt. Sie greifen zur Checkliste.

Genau diesen Ansatz bringen wir in Ihr BCM. Wir ersetzen „Heldenmut“ durch Prozeduren. Ein „Hero-Admin“, der die Nacht durcharbeitet und wild Skripte tippt, ist ein Risiko. Ein strukturierter Prozess nach Flight Ops Standards ist Sicherheit.

In der IT-Sicherheit & Compliance ist Dokumentation Pflicht. Aber im BCM ist sie der Rettungsanker. Unsere Checklisten sind so aufgebaut, dass im Notfall jeder qualifizierte IT-Mitarbeiter die notwendigen Schritte einleiten kann, ohne erst lange suchen zu müssen.

Typische Fehler in der Praxis

Aus unserer täglichen Arbeit bei Fox Romeo möchten wir Ihnen einige Warnsignale mitgeben. Wenn Sie diese Sätze in Ihrem Unternehmen hören, sollten Sie hellhörig werden:

• „Das haben wir doch im Kopf.“ – Wissen in Köpfen ist im Notfall (Krankheit, Urlaub, Schock) nicht verfügbar.
• „Wir haben ein Backup in der Cloud.“ – Gut, aber wie lange dauert der Download von 10 Terabyte über Ihre Internetleitung? Haben Sie das berechnet?
• „Das System fällt nie aus.“ – Jedes System fällt irgendwann aus. Hardware verschleißt, Software hat Bugs, Menschen machen Fehler.
• „Wir machen den Test nächstes Jahr.“ – Der Ernstfall richtet sich nicht nach Ihrem Kalender.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Business Continuity Management ist keine Versicherung, die Sie abschließen und dann vergessen. Es ist ein aktiver Prozess. Es ist die Lebensversicherung Ihres Unternehmens.

Sie müssen kein IT-Experte sein, um BCM anzustoßen. Aber Sie müssen als Verantwortlicher die Entscheidung treffen, dass Ausfallsicherheit Priorität hat. Fox Romeo unterstützt Sie dabei, diese Strukturen zu schaffen – nicht mit komplexer Theorie, sondern mit pragmatischen, aus der Luftfahrt entlehnten Standards, die im Ernstfall wirklich funktionieren.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen auch dann weiterläuft, wenn die Technik streikt. Denn am Ende bezahlen Ihre Kunden Sie für Zuverlässigkeit, nicht für Ihre Ausreden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)