Hero-Admin Gefahr: So bleibt Ihr IT-Betrieb stabil

Der Hero-Admin: Warum er für Unternehmen so gefährlich ist

In der Praxis erleben wir oft, dass Geschäftsführer stolz auf ihren „besten Mann“ in der IT sind. „Wenn es brennt, löscht der Meier das in fünf Minuten“, hören wir dann. Das Problem dabei: Herr Meier löscht Brände oft auf Basis von Intuition und Inselwissen, nicht auf Basis von dokumentierten Prozessen. Er ist der „Held“, der den Tag rettet.

Doch dieses Modell ist extrem fragil. Ein IT-Betrieb stabil zu halten, bedeutet Reproduzierbarkeit und Sicherheit, nicht Improvisationstalent. Die Gefahren eines Hero-Admins sind vielfältig:

• Der Bus-Faktor (oder LKW-Faktor): Was passiert, wenn Ihr wichtigster IT-Mitarbeiter morgen von einem Bus angefahren wird (oder einfach nur kündigt)? Wenn das Wissen in seinem Kopf verschwindet, steht Ihr Unternehmen vor dem Nichts.
• Fehlende Dokumentation: Helden haben keine Zeit für Dokumentation. Sie sind zu beschäftigt damit, Helden zu sein. Das führt dazu, dass Systeme zu einer „Black Box“ werden, die niemand außer dem Ersteller versteht.
• Keine Skalierbarkeit: Ein Held skaliert nicht. Er hat nur 24 Stunden am Tag. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird der Held zum Flaschenhals, weil er jede Entscheidung selbst treffen und jeden Knopf selbst drücken muss.
• Sicherheitsrisiken: Oft umgehen Hero-Admins Sicherheitsrichtlinien („Ich mach mal schnell den Port auf“), um Probleme schnell zu lösen. Das öffnet Tür und Tor für Angreifer.

Warum wir bei Fox Roemo keine Helden einstellen

Bei Fox Roemo haben wir eine klare Philosophie: Wir wollen keine Helden. Wir wollen Profis. Ein Held macht sich unersetzlich. Ein Profi macht sich durch exzellente Dokumentation und Prozesse ersetzbar – und genau das macht ihn so wertvoll. Unsere Erfahrung zeigt, dass echte Stabilität nur durch Standards entsteht.

Wir arbeiten nach dem Flight Ops Standard, angelehnt an die Luftfahrt. Ein Pilot verlässt sich nicht auf sein „Gefühl“ oder darauf, dass er sich an jeden Schalter erinnert. Er nutzt Checklisten. Genauso muss ein moderner Managed IT-Betrieb funktionieren. Wenn ein Prozess nicht dokumentiert ist, existiert er für uns nicht. Das klingt hart, ist aber der einzige Weg, um Ausfallsicherheit zu garantieren.

Vom Kopfmonopol zur Prozesssicherheit: So gelingt der Wandel

Wie transformieren Sie nun eine IT-Abteilung, die von Einzelkämpfern dominiert wird, hin zu einer Struktur, in der der IT-Betrieb stabil und verlässlich ist? Es ist ein kultureller und organisatorischer Wandel.

1. Transparenz schaffen und Wissen teilen

Das Wichtigste zuerst: Wissen darf keine Machtbasis sein. In vielen Projekten haben wir gesehen, dass Admins Informationen horten, um ihre Position zu sichern. Das müssen Sie als Geschäftsführer unterbinden. Führen Sie Systeme ein, die das Teilen von Wissen belohnen.

• Führen Sie ein zentrales Wiki oder eine Knowledge Base ein (z.B. Confluence oder IT-Glue).
• Machen Sie Dokumentation zur Pflichtaufgabe, nicht zur „Wenn mal Zeit ist“-Aufgabe.
• Etablieren Sie das „Vier-Augen-Prinzip“ bei kritischen Änderungen.

2. Standardisierung vor Individualismus

Hero-Admins lieben „Bastellösungen“. Sie bauen komplexe Skripte, die nur sie verstehen. Damit Ihr IT-Betrieb stabil bleibt, müssen Sie auf Industriestandards setzen. Nutzen Sie Standard-Software und Standard-Konfigurationen, wo immer es geht. Jede Abweichung vom Standard muss gerechtfertigt und dokumentiert werden.

Ein Beispiel aus unserer Praxis bei Fox Roemo: Wir übernehmen oft Umgebungen, in denen Server „liebevoll“ manuell gepflegt wurden. Unsere erste Amtshandlung ist oft, diese durch automatisierte, standardisierte Deployments zu ersetzen. Das nimmt die „Magie“ heraus und bringt Verlässlichkeit hinein.

3. Externe Unterstützung als Korrektiv

Oft ist es schwer, interne Strukturen aufzubrechen, wenn man Teil des Systems ist. Hier kann ein externer Blick helfen. Als Ihr externer IT-Leiter schauen wir uns die Prozesse nüchtern an. Wir stellen die unangenehmen Fragen: „Wo steht das Passwort?“, „Wer hat Zugriff auf das Backup?“, „Wann wurde das letzte Mal ein Restore getestet?“.

Durch die Einbindung eines professionellen IT-Service-Desk können Sie zudem Routineaufgaben auslagern. Das entlastet Ihre internen Spezialisten und zwingt gleichzeitig zur Dokumentation, da externe Dienstleister nur nach klaren Anweisungen arbeiten können.

Checkliste: Ist Ihr IT-Betrieb stabil oder abhängig?

Machen Sie den Selbsttest. Wie viele dieser Punkte treffen auf Ihr Unternehmen zu? Je mehr Sie mit „Nein“ oder „Weiß nicht“ beantworten, desto höher ist Ihr Risiko durch Kopfmonopole.

• Gibt es eine zentrale Passwort-Datenbank, auf die im Notfall auch die Geschäftsführung (oder ein Vertretungsberechtigter) Zugriff hat?
• Sind die Netzwerkinfrastruktur und alle IP-Adressen aktuell dokumentiert?
• Könnte ein externer Dienstleister Ihre IT innerhalb von 48 Stunden übernehmen, wenn Ihr gesamtes IT-Team ausfällt?
• Gibt es für jeden kritischen Prozess (z.B. Backup-Restore, Onboarding neuer Mitarbeiter) eine schriftliche Checkliste?
• Werden Änderungen an der IT-Infrastruktur protokolliert (Change Management)?
• Ist sichergestellt, dass Ihr IT-Betrieb stabil weiterläuft, auch wenn der Admin im Urlaub nicht erreichbar ist?

Die Psychologie hinter dem Hero-Admin verstehen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die meisten Hero-Admins keine bösen Absichten haben. Sie wollen helfen. Sie identifizieren sich stark mit ihrer Arbeit. Wenn wir bei Fox Roemo in Unternehmen kommen, spüren wir oft Widerstand. Die Admins fürchten, ihre Bedeutung zu verlieren.

Unsere Aufgabe – und Ihre als Führungskraft – ist es, ihnen eine neue Perspektive zu geben. Ein moderner IT-Profi definiert sich nicht darüber, Brände zu löschen, sondern darüber, dass es gar nicht erst brennt. Wir müssen den Fokus von „Reaktion“ auf „Prävention“ und IT-Strategie verschieben. Wenn Ihr Admin versteht, dass er durch Dokumentation und Standards mehr Zeit für spannende Projekte gewinnt und weniger Stress hat, wird er vom Blockierer zum Treiber des Wandels.

Häufige Fehler beim Auflösen von Kopfmonopolen

Der Weg zu einem entpersonalisierten, stabilen Betrieb ist voller Fallstricke. Wir raten unseren Kunden dringend davon ab, diese Fehler zu machen:

• Der „kalte Entzug“: Dem Admin von heute auf morgen alle Rechte zu entziehen und alles extern zu vergeben, führt zu Chaos und Frustration. Es muss ein begleiteter Übergang sein.
• Dokumentation ohne Struktur: Ein Ordner voller unstrukturierter Word-Dokumente von 2019 hilft niemandem. Die Dokumentation muss leben und Teil des täglichen Workflows sein.
• Technik vor Prozess: Ein neues Ticket-Tool löst keine kulturellen Probleme. Zuerst müssen die Spielregeln klar sein, dann kommt das Tool.

Fazit: Stabilität ist eine Management-Entscheidung

Ein IT-Betrieb stabil aufzustellen, ist keine rein technische Aufgabe. Es ist eine Frage der Unternehmensführung. Solange Sie zulassen, dass Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter isoliert bleibt, setzen Sie die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens aufs Spiel. In einer Welt, in der Cyber-Bedrohungen zunehmen und die IT-Komplexität steigt, ist das „Hero-Modell“ aus der Zeit gefallen.

Bei Fox Roemo sehen wir IT nicht als Bastelstube, sondern als Produktionsfaktor. Wir sorgen dafür, dass Ihre IT so zuverlässig läuft wie ein Schweizer Uhrwerk – unabhängig davon, wer gerade im Büro ist. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre IT zu sehr von Einzelpersonen abhängt, lassen Sie uns sprechen. Wir helfen Ihnen, das Wissen zu sichern und echte Ausfallsicherheit zu etablieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)