Künstliche Intelligenz wird zunehmend im Arbeitsalltag eingesetzt, zur Unterstützung bei Dokumentationen, zur Analyse von Abweichungen, zur Strukturierung von Wissen oder zur Vorbereitung von Entscheidungen. Die Erfahrungen damit sind jedoch sehr unterschiedlich. Während einige Anwender schnell verwertbare Ergebnisse erzielen, bleiben andere enttäuscht zurück. Der entscheidende Unterschied liegt selten im Tool selbst, sondern fast immer in der Art der Eingabe. Erfolgreiches Prompting ist der Schlüssel, um KI gezielt, zuverlässig und praxisnah zu nutzen.

Erfolgreiches Prompting – die Grundlage für sinnvolle KI-Ergebnisse

Prompting ist mehr als eine Frage – es ist eine Arbeitsanweisung

Ein Prompt ist keine lose Anfrage, sondern vergleichbar mit einer klar formulierten Arbeitsanweisung. Wer nur grob beschreibt, was er möchte, erhält entsprechend grobe Ergebnisse. Wer dagegen Ziele, Rahmenbedingungen und Erwartungen sauber vorgibt, bekommt Antworten, die sich direkt weiterverwenden lassen.

Gutes Prompting bedeutet:

• Klar sagen, was erreicht werden soll
• Beschreiben, in welchem Kontext das Ergebnis genutzt wird
• Festlegen, wie die Antwort aufgebaut sein soll

KI reagiert nicht auf Intuition, sondern auf Struktur.

Warum KI-Ergebnisse im Alltag oft nicht passen

Viele KI-Anfragen sind zu allgemein gehalten und lassen entscheidende Informationen offen. Das führt zu Antworten, die zwar korrekt klingen, aber an der Praxis vorbeigehen oder schlicht zu ungenau sind.

Typische Ursachen:

• Fehlender Kontext (wer fragt, für wen, aus welchem Anlass)
• Unklares Ziel (technisch, organisatorisch, strategisch)
• Ungenau formulierte Erwartungen (wie und für wen soll die Antwort ausfallen)
• Keine Vorgabe zur gewünschten Detailtiefe (wie gut kennt der Fragesteller sich mit dem Thema aus)

Die KI versucht, diese Lücken selbst zu füllen und trifft dabei selten die Realität.

Die Grundprinzipien erfolgreichen Promptings

1. Das Ziel klar benennen

Ein guter Prompt startet nicht mit dem Thema, sondern mit dem Zweck.

Beispiele:

• Eine Arbeitsanweisung verständlicher formulieren
• Eine technische Dokumentation vereinfachen
• Ursachen für wiederkehrende Abweichungen strukturieren
• IT-Zusammenhänge für Nicht-Techniker erklären

Wer das Ziel kennt, kann die KI gezielt darauf ausrichten.

2. Den Kontext mitliefern

KI kennt weder Abläufe noch Strukturen, es sei denn, man beschreibt sie.

Hilfreiche Angaben sind zum Beispiel:

• Art der Tätigkeit oder des Prozesses
• Rolle der späteren Nutzer
• Grad an Standardisierung oder Automatisierung
• Relevante Vorgaben oder Normen

Schon wenige Sätze Kontext erhöhen die Qualität der Antwort erheblich.

3. Die Rolle der KI festlegen

Eine einfache, aber wirkungsvolle Technik ist die Rollenbeschreibung.

Beispiele:

• „Antworte aus Sicht eines erfahrenen Technikers“
• „Erkläre es so, dass neue Mitarbeitende es verstehen“
• „Denke wie ein IT-Verantwortlicher mit Fokus auf Betriebssicherheit“

Die KI passt Sprache, Tiefe und Schwerpunkt automatisch an.

4. Form und Nutzbarkeit definieren

Im Arbeitsalltag zählen Übersicht und Klarheit. Deshalb sollte das gewünschte Format immer Teil des Prompts sein.

Bewährte Formate:

• Stichpunktlisten
• Checklisten
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• Tabellen oder strukturierte Übersichten

Beispiel:
„Erstelle eine kompakte Checkliste für den täglichen Einsatz, ohne theoretische Ausschweifungen.“

5. Ergebnisse schrittweise verbessern

KI-Arbeit ist selten beim ersten Ergebnis abgeschlossen. Gute Resultate entstehen durch Nachschärfen:

• „Bitte kürzer und praxisnäher“
• „Fokussiere dich stärker auf den Ablauf“
• „Erkläre Punkt 3 einfacher“

Prompting ist ein iterativer Prozess – ähnlich wie kontinuierliche Verbesserung.

Die Prompting-Checkliste für den Alltag

Diese Punkte sollte jeder Prompt abdecken

Eine einfache mentale Checkliste vor dem Absenden der Anfrage:

• Ziel: Was soll konkret erreicht oder erleichtert werden?
• Kontext: In welchem Arbeits- oder Prozessumfeld wird das Ergebnis genutzt?
• Zielgruppe: Wer liest oder nutzt das Ergebnis später?
• Rolle der KI: In welcher fachlichen Perspektive soll die Antwort entstehen?
• Format: Welche Darstellungsform ist im Alltag am hilfreichsten?
• Tiefe: Reicht eine kurze Orientierung oder wird eine detaillierte Erklärung benötigt?

Sind diese Punkte beantwortet, steigt die Qualität der KI-Antwort spürbar.

Prompting als Teil einer durchdachten IT-Nutzung

KI entfaltet ihren Nutzen dort, wo sie nicht isoliert eingesetzt wird, sondern eingebettet in bestehende Arbeitsweisen:

• Dokumentation und Wissenssicherung
• Unterstützung bei Analyse und Vorbereitung
• Entlastung von Routineaufgaben

Prompting ist dabei keine Spielerei, sondern eine Kompetenz, die Struktur, Klarheit und Erfahrung voraussetzt. Genau hier zeigt sich, dass KI nicht Denken ersetzt, sondern gutes Denken verstärkt.

Fazit: Gute Ergebnisse beginnen mit klaren Vorgaben

KI arbeitet nicht besser als die Informationen, die sie erhält. Erfolgreiches Prompting bedeutet, Ziele, Kontext und Erwartungen sauber zu formulieren, ähnlich wie bei jeder anderen professionellen Zusammenarbeit. Wer das beherrscht, und die KI als digitalen Kollegen versteht, nutzt diese effizient, zuverlässig und mit echtem Mehrwert.

Fox Romeo unterstützt Unternehmen dabei, KI sinnvoll in bestehende IT-Strukturen und Prozesse zu integrieren – pragmatisch, sicher und mit Blick auf den realen Arbeitsalltag.