„Wir haben doch den Herrn Müller, der kümmert sich um die IT.“
Diesen Satz hören wir im Mittelstand oft. Und solange Herr Müller da ist, läuft auch alles. Aber was passiert, wenn Herr Müller krank wird, Urlaub hat oder – der Worst Case – kündigt? Dann steht nicht nur die IT still, sondern oft das ganze Unternehmen.
Viele Geschäftsführer stehen vor der Entscheidung: Sollen wir eine eigene IT-Abteilung aufbauen (Interner Helpdesk) oder den Support an einen spezialisierten Dienstleister auslagern (Managed Service Desk)?
Auf den ersten Blick wirkt die interne Lösung oft günstiger („Das Gehalt zahlen wir ja eh“). Doch diese Rechnung ist meistens eine Milchmädchenrechnung. In diesem Artikel analysieren wir die wahren Kosten und Risiken beider Modelle.
Die versteckten Kosten eines internen Admins
Wenn Sie einen internen IT-Mitarbeiter einstellen, kalkulieren Sie meist mit dem Bruttogehalt. Ein qualifizierter Systemadministrator kostet im Jahr 2026 je nach Region zwischen 55.000 € und 75.000 €.
Doch das sind nur die sichtbaren Kosten. Der „Eisberg“ liegt darunter:
- Lohnnebenkosten & Arbeitsplatz: Rechnen Sie ca. 20–30 % auf das Gehalt drauf.
- Fortbildung: Die IT-Welt dreht sich schnell. Zertifizierungen für Microsoft, Firewalls oder Security kosten schnell 5.000 € pro Jahr – plus die Zeit, in der der Mitarbeiter fehlt.
- Tools & Lizenzen: Ein Admin braucht ein Ticketing-System, Monitoring-Software, Fernwartungs-Tools. Ein Managed Service Provider (MSP) bringt diese Enterprise-Tools mit. Sie müssen sie selbst kaufen und warten.
- Recruiting-Kosten: Der Fachkräftemangel in der IT ist real. Die Suche nach einem neuen Admin dauert oft 6 Monate und kostet Headhunter-Gebühren.
Das größte Risiko: „Einer ist keiner“ Ein einzelner Admin hat ca. 30 Tage Urlaub und ist statistisch 10–15 Tage krank. Das bedeutet: An 45 Tagen im Jahr (über 2 Monate!) ist Ihre IT unbesetzt. Geht in dieser Zeit ein Server in die Knie oder fangen Sie sich einen Virus ein, haben Sie ein massives Problem.
Was ist ein Managed Service Desk? (Und warum er anders ist)
Im Gegensatz zu einem einzelnen Mitarbeiter oder einem klassischen „Feuerwehr-Notdienst“ (Break-Fix), ist ein Managed Service Desk eine komplette Abteilung, die Sie zum Festpreis mieten.
Bei Fox Romeo gehen wir dabei einen Schritt weiter als der Marktstandard. Wir arbeiten nicht nur nach theoretischen IT-Handbüchern, sondern nach Flight-Ops-Standards aus der Luftfahrt.
- Das Prinzip: In der Luftfahrt dürfen Fehler nicht passieren. Deshalb nutzen wir strikte Checklisten (Pre-Flight Checks für Ihre IT), klare Kommunikationsprotokolle und das „Vier-Augen-Prinzip“.
- Die Prozesse: Statt Tickets nur zu „bearbeiten“, suchen wir wie Flugunfallermittler nach der Root Cause (Ursache), um den Fehler für immer abzustellen.
- Das Werkzeug: Monitoring-Systeme sind unser „Cockpit“. Wir sehen rote Lämpchen, bevor Ihr Mitarbeiter das Problem bemerkt.
Sie suchen genau das? Schauen Sie sich hier an, wie unser Managed IT Service Desk Ihre internen Ressourcen entlastet und Ausfallzeiten minimiert.
Der Vergleich: Intern vs. Extern (Fox Romeo)
Lohnt sich das Outsourcing für Sie? Hier ist der direkte Vergleich für ein Unternehmen mit ca. 50–100 Arbeitsplätzen.
| Kriterium | Interner IT-Helpdesk | Managed Service Desk (Fox Romeo) |
| Kosten | Fixes Gehalt + versteckte Kosten (hoch) | Planbarer Festpreis pro User (skalierbar) |
| Verfügbarkeit | Abhängig von 1-2 Personen (Krankheit/Urlaub) | Garantiert (Werktags + Notdienst) |
| Methodik | Oft „Best Effort“ oder Improvisation | Flight-Ops-Standards (Checklisten & Sicherheit) |
| Tools | Müssen extra gekauft/gepflegt werden | Enterprise-Tools inklusive |
| Urlaubsvertretung | Schwierig bis unmöglich | Immer abgedeckt |
| Risiko | Hoch (Abhängigkeit von Einzelperson) | Gering (Systematische Fehlervermeidung) |
Wann sich ein eigener Service Desk wirklich lohnt
Wir wollen ehrlich sein: Es gibt einen Punkt, an dem eine interne IT Sinn ergibt. Ab einer Größe von ca. 250 bis 500 Computer-Arbeitsplätzen lohnt es sich oft, einen eigenen 1st-Level-Support (Turnschuh-Administration für Drucker, Maus, Monitor vor Ort) einzustellen.
Aber selbst dann lagern die meisten Unternehmen den komplexen 2nd-Level-Support (Server, Cloud, Security) an Spezialisten wie Fox Romeo aus. Warum? Weil es für einen Mittelständler kaum möglich ist, Experten für Cyber-Security, Cloud-Architektur und Netzwerk-Routing gleichzeitig vorzuhalten und auszulasten.
Unsere Empfehlung: Kaufen Sie Produktivität, keine Anwesenheit
Ein interner Mitarbeiter wird für seine Anwesenheit bezahlt. Ein Managed Service Provider wird dafür bezahlt, dass Ihre IT läuft. Das ist ein fundamentaler Unterschied in der Motivation.
Bei Fox Romeo verdienen wir Geld, wenn Ihre Systeme stabil sind (denn dann haben wir weniger Aufwand). Deshalb investieren wir massiv in Automatisierung und Prävention. Ein interner Admin hat oft weder die Zeit noch das Budget für diese Professionalisierung.
Die Gretchenfrage für Geschäftsführer: Wollen Sie sich auf das „Bauchgefühl“ eines Einzelkämpfers verlassen? Oder wollen Sie eine IT, die mit der Präzision und Sicherheit einer Flugoperation (Flight Ops) gesteuert wird – zu kalkulierbaren Kosten?
Rechnen Sie jetzt nach. Oft ist unser Managed Service Desk günstiger als die Vollkosten eines einzigen internen Administrators – bei deutlich höherer Leistung und Sicherheit.
Keine Experimente mehr im Serverraum – Starten Sie Ihren IT-Betrieb nach FlightOps-Standard.
IT-Ausfälle kosten nicht nur Nerven, sondern im Ernstfall Zehntausende Euro pro Stunde. Mit unserer FlightOps-Methodik bringen wir die Präzision und Fehlerkultur der Luftfahrt in Ihren IT-Betrieb. Weg vom „Helden-Admin“ und hektischer Fehlersuche, hin zu proaktivem Monitoring, strikten Checklisten und garantierter Stabilität.
