Es ist das klassische Dilemma im wachsenden Mittelstand: Das Unternehmen wächst auf 50, 75 oder 100 Mitarbeiter. Die IT-Anforderungen steigen. Der Geschäftsführer steht vor der Wahl: Stellen wir einen internen Systemadministrator ein oder lagern wir den Betrieb an einen professionellen Managed Service Provider (MSP) aus?
Die Entscheidung wird oft aus dem Bauch heraus getroffen – oder basierend auf veralteten Annahmen („Extern ist immer teurer“). Viele Unternehmen vergleichen das Bruttojahresgehalt eines Admins mit hohen Berater-Tagessätzen. Das ist falsch.
Als IT-Partner für den Mittelstand öffnen wir hier eine transparente Vollkostenrechnung. Wir vergleichen die Kosten für das Personal & den Betrieb (ohne Hardware/Lizenzen, da diese in beiden Fällen anfallen).
Das Ergebnis wird Sie überraschen.
Szenario 1: Der interne „Einzelkämpfer“-Admin
Die Idee ist charmant: Ein eigener Mitarbeiter, der „eh da ist“. Doch was kostet dieser Mitarbeiter das Unternehmen wirklich, bis er einsatzbereit am Schreibtisch sitzt?
Wir rechnen mit einem erfahrenen Systemadministrator (kein Berufseinsteiger, der Anleitung braucht, sondern eine Fachkraft, die den Laden schmeißt).
Die wahre Vollkostenrechnung (TCO des Mitarbeiters)
- Bruttojahresgehalt: Ein qualifizierter Admin verdient heute ca. 70.000 € (Tendenz steigend durch Fachkräftemangel).
- Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 21%) plus Berufsgenossenschaft etc. -> + ca. 15.000 €.
- Arbeitsplatz & Ausstattung: Laptop, Smartphone, Bürofläche, Strom -> + ca. 5.000 € / Jahr.
- Weiterbildung & Tools: Schulungen, Zertifikate und Lizenzen für Admin-Tools (Monitoring, Ticketsystem), die er benötigt -> + ca. 5.000 € / Jahr.
Zwischensumme (Konservativ): ca. 95.000 € pro Jahr.
Das versteckte Risiko: Die Verfügbarkeitslücke
Ein interner Admin steht Ihnen (nach Urlaub, Krankheit und Feiertagen) nur an ca. 200 Tagen im Jahr zur Verfügung. An den restlichen 50 Tagen (2,5 Monate!) zahlen Sie das Gehalt weiter, haben aber keinen Support im Haus.
Szenario 2: Der Managed Service Desk (Fox Romeo Modell)
Beim Managed Service Modell kaufen Sie keine „Stunden“ und kein „Personalrisiko“, sondern ein funktionierendes Ergebnis: Verfügbarkeit und Sicherheit.
Nehmen wir dasselbe Beispiel-Unternehmen mit 75 Mitarbeitern (Usern). So transparent kalkulieren wir bei Fox Romeo den Managed IT-Betrieb & Service Desk:
Die Fox Romeo Kalkulation
Service pro Nutzer: Wir berechnen eine Pauschale für den User-Support und die Arbeitsplatz-Verwaltung.
- 75 Nutzer x 45,00 € = 3.375,00 €
- Grundpauschale: Für die Bereitstellung der zentralen Management-Systeme, Monitoring-Server, Dokumentation und IT-Leitung.
Pauschal = 1.500,00 €
Monatliche Gesamtkosten: 4.875,00 € Gesamtkosten pro Jahr: 58.500,00 €
Der direkte Vergleich: Das 36.500 € Sparpotenzial
Legen wir die Zahlen nebeneinander. In beiden Fällen erhalten Sie den IT-Betrieb für 75 Mitarbeiter.
| Merkmal | Interner Admin (Einzelkämpfer) | Fox Romeo Service Desk (Experten-Team) |
| Kosten pro Jahr | ca. 95.000 € | 58.500 € |
| Differenz | Sie sparen ca. 36.500 € / Jahr | |
| Verfügbarkeit | ca. 200 Tage/Jahr (Risiko bei Urlaub/Krankheit) | Garantierte SLAs, 52 Wochen im Jahr. Vertretung ist inklusive. |
| Wissenstiefe | Ein Generalist. Kann vieles ein bisschen. | Ein Experten-Team. Spezialisten für Netzwerk, Cloud & Security. |
| Tools & Monitoring | Müssen oft extra gekauft werden. | Inklusive. Wir bringen Enterprise-Tools mit. |
| Ausfallrisiko | Hoch („Bus-Faktor“): Kündigt der Admin, geht das Wissen. | Null: Das Wissen liegt dokumentiert beim Provider. |
Warum ist Fox Romeo günstiger?
Wir nutzen Skaleneffekte. Unsere Investitionen in Automatisierung, Monitoring-Systeme und Experten-Schulungen verteilen sich auf viele Kunden. Ein interner Admin muss all das „alleine“ für Ihr Unternehmen neu erfinden. Diese Effizienz geben wir als Preisvorteil weiter.
Das strategische Fazit
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Für ein Unternehmen mit 75 Mitarbeitern ist der interne Admin wirtschaftlich oft die schlechtere Wahl. Sie zahlen fast 60% mehr für weniger Verfügbarkeit und ein höheres Ausfallrisiko.
Das bedeutet nicht, dass interne IT schlecht ist. Aber die Rolle wandelt sich. Unsere Empfehlung: Nutzen Sie das gesparte Budget von knapp 40.000 €, um in bessere Hardware oder Digitalisierungsprojekte zu investieren – und lassen Sie den Fox Romeo Service Desk den Betrieb sicherstellen.
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