Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter möchte „nur kurz“ eine Rechnung freigeben, starrt aber 30 Sekunden auf einen drehenden Ladekreis. Ein anderer Mitarbeiter tippt Kundendaten aus einer E-Mail händisch in das CRM-System ab, weil die Programme nicht miteinander sprechen.
Es sind die kleinen, täglichen Ärgernisse. 5 Minuten hier, 10 Minuten dort. Viele Geschäftsführer winken ab: „Das gehört halt dazu.“
Wir bei Fox Romeo sagen: Nein, das gehört nicht dazu. In der Summe sind diese Mikro-Verzögerungen der größte, unerkannte Kostenblock in Ihrem Unternehmen. Während Sie bei Lieferanten um 2% Rabatt feilschen, verbrennen Ihre hochbezahlten Fachkräfte tausende von Euro durch digitale Reibungsverluste.
Hier rechnen wir ab – und zeigen Wege aus der Ineffizienz.
Die teure Mathematik der Langsamkeit
Lassen Sie uns konservativ rechnen. Nehmen wir an, in einem mittelständischen Unternehmen mit 50 Bildschirm-Arbeitsplätzen verliert jeder Mitarbeiter durch langsame Hardware, Systemabstürze oder umständliche Workflows („Workarounds“) nur 20 Minuten pro Tag.
Das klingt harmlos? Bei einem Vollkosten-Stundensatz von intern 60 € (Gehalt + Lohnnebenkosten + Arbeitsplatz) sieht die Rechnung so aus:
- 20 Minuten = 20 € Verlust pro Mitarbeiter/Tag
- x 50 Mitarbeiter = 1.000 € Verlust pro Tag
- x 220 Arbeitstage = 220.000 € Verlust pro Jahr
Eine viertel Million Euro. Verpufft. Nicht durch Hackerangriffe, sondern durch Sand im Getriebe. Ineffiziente IT ist keine „Unannehmlichkeit“, sie ist ein betriebswirtschaftliches Desaster.
Die Top 3 der digitalen Zeitdiebe
Wo genau geht diese Zeit verloren? Unsere Prozess-Audits decken meist drei Hauptursachen auf:
1. Der „Medienbruch“ (Copy-Paste-Management)
Das ist der Klassiker im deutschen Mittelstand: Daten kommen digital an (z.B. als PDF-Bestellung oder Webshop-Order), werden ausgedruckt, abgeheftet und dann von einem Mitarbeiter händisch in das ERP-System eingetippt. Das Problem: Es kostet Zeit, es ist langweilig (demotivierend) und es ist extrem fehleranfällig. Ein Zahlendreher bei der IBAN oder Artikelnummer verursacht teure Folgeschäden.
2. Das Onboarding-Desaster
Ein neuer Mitarbeiter fängt an. Er ist motiviert und kostet ab Tag 1 Gehalt. Aber: Sein Laptop ist noch nicht fertig eingerichtet, die Zugriffsrechte für das Laufwerk fehlen und die Lizenz für die Branchensoftware ist noch nicht freigeschaltet. Statt produktiv zu arbeiten, sitzt er drei Tage lang „neben einem Kollegen“ und schaut zu. Die Lösung: Mit Modern Device Management (z.B. Microsoft Autopilot) wird ein Laptop vollautomatisch installiert, sobald der Nutzer ihn zum ersten Mal einschaltet.
3. Die „Schatten-Administration“
Wenn der Drucker streikt oder das WLAN spinnt, rufen Mitarbeiter oft nicht den Support (weil der schlecht erreichbar ist), sondern fragen „den Kollegen Müller aus dem Vertrieb, der sich mit Computern auskennt“. Das Ergebnis: Herr Müller – eigentlich Ihr bester Verkäufer – verbringt zwei Stunden damit, einen Treiber zu installieren, statt Kunden zu akquirieren. Sie zahlen also doppeltes Gehalt für eine IT-Lösung, die ein Profi in 10 Minuten per Fernwartung erledigt hätte.
Prozessoptimierung statt nur „neue Hardware“
Viele Unternehmen versuchen, das Problem mit schnellerer Hardware zu lösen. Aber ein schnellerer PC hilft nicht, wenn der Prozess falsch ist. Fox Romeo analysiert nicht nur Ihre Server, sondern Ihre Workflows.
Schnittstellen & API-Integration
Warum tippen, wenn Daten fließen können? Wir verbinden Ihre Insel-Lösungen. Wenn ein Kunde im Webshop bestellt, landet der Datensatz automatisch im ERP, die Rechnung wird in der Buchhaltung erstellt und das Versandlabel im Lager gedruckt. Ohne einen einzigen Klick.
Single Sign-On (SSO)
Wie oft am Tag geben Ihre Mitarbeiter Passwörter ein? Und wie oft klicken sie auf „Passwort vergessen“? Mit SSO melden sich Nutzer einmal sicher an und haben Zugriff auf alle genehmigten Apps. Das spart nicht nur Minuten, sondern erhöht massiv die Sicherheit.
Automatisierung mit Low-Code (Power Automate)
Oft sind es triviale Aufgaben: „Wenn eine E-Mail mit Anhang ‚Rechnung‘ kommt, speichere sie in SharePoint Ordner X und benachrichtige die Buchhaltung.“ Solche Mikro-Prozesse lassen sich heute mit Tools wie Microsoft Power Automate ohne teure Programmierung automatisieren. Wir zeigen Ihnen, wie.
Fazit: IT als Beschleuniger, nicht als Bremse
Gute IT ist wie ein gutes Schiedsrichter-Gespann: Man bemerkt sie nicht, weil das Spiel fließt. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mehr Zeit mit Warten, Suchen und Abtippen verbringen als mit ihrer eigentlichen Arbeit, haben Sie ein Prozess-Problem, kein Personal-Problem.
Die Investition in Prozessoptimierung und Schnittstellen amortisiert sich oft in weniger als 6 Monaten – allein durch die gewonnene Arbeitszeit.
Möchten Sie wissen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen das größte Optimierungspotenzial haben? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo wir die „Handbremse“ in Ihrer IT lösen können.