Es ist die Frage, die sich jeder Geschäftsführer stellt, wenn er die monatlichen Rechnungen freigibt: „Ist das eigentlich marktüblich?“
Zahlen wir mit 80 € pro Mitarbeiter zu wenig und riskieren Sicherheitslücken? Oder sind 350 € reiner Luxus? Die Antwort ist im Jahr 2026 komplexer als früher, da IT heute nicht mehr nur aus „Computer + Office-Paket“ besteht.
Als IT-Partner für den Mittelstand geben wir Ihnen hier keine wagen Berater-Antworten („Es kommt darauf an“), sondern konkrete Preisspannen aus der Praxis. Wir zeigen auf, was ein moderner, sicherer und produktiver IT-Arbeitsplatz kosten darf – und ab wann Sie misstrauisch werden sollten.
Die Rechnung: Was gehört überhaupt in den „Warenkorb“?
Um Äpfel nicht mit Birnen zu vergleichen, müssen wir definieren, was ein „Managed Workplace“ beinhaltet. Wenn Sie nur die Leasingrate des Laptops betrachten, lügen Sie sich in die eigene Tasche.
Ein voll verwalteter Arbeitsplatz (Full Managed Seat) setzt sich 2026 aus vier Säulen zusammen:
- Hardware (Device as a Service): Notebook, Dockingstation, zwei Monitore, Peripherie. Inklusive Vor-Ort-Austausch bei Defekt.
- Software & Lizenzen: Microsoft 365 (Business Premium/E3), PDF-Editoren, Kollaborations-Tools (Teams/Zoom).
- Managed Security (Der Preistreiber): Früher reichte ein Virenscanner (3 €). Heute benötigen Sie Endpoint Detection & Response (EDR), E-Mail-Security, Backup in der Cloud, Passwort-Manager und Security Awareness Trainings.
- Service & Support (Die Lebensversicherung): User-Helpdesk (Mitarbeiter rufen bei Problemen an), Patch-Management (Updates im Hintergrund), Monitoring.
Der Benchmark 2026: Drei Preisklassen für den Mittelstand
Basierend auf Marktdaten und unserer Erfahrung mit mittelständischen Kunden (20–500 Plätze) haben sich drei Preiskategorien für den „Full Managed Service“ (Alles inklusive: Hardware, Software, Service) pro Monat und User etabliert.
(Hinweis: Dies sind Netto-Richtwerte. Spezialsoftware wie CAD oder ERP ist hier exkludiert, da diese zu individuell ist.)
1. Das „Basis-Paket“ (Risiko-orientiert)
- Preis: ca. 90 € – 120 € pro User/Monat
- Was Sie bekommen: Ein Standard-Notebook, Basis-Lizenzen (oft nur Web-Apps), einfacher Virenscanner.
- Der Haken: Support wird oft extra nach Stunden abgerechnet („Break/Fix“). Wenn etwas kaputtgeht, kostet es extra. Reaktionszeiten sind lang (Next Business Day oder länger). Proaktive Sicherheitsüberwachung fehlt meist.
- Für wen: Kleinstunternehmen ohne sensible Daten, bei denen ein Ausfall von 2 Tagen kein Geld kostet.
2. Der „Mittelstands-Standard“ (Fox Romeo Empfehlung)
- Preis: ca. 150 € – 220 € pro User/Monat
- Was Sie bekommen: Hochwertige Business-Hardware (z.B. Lenovo ThinkPad / Dell Latitude), vollständige Microsoft 365 Suite, Managed Security (EDR statt nur Antivirus), Cloud-Backup des Laptops und Flatrate-Support.
- Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter können jederzeit anrufen, ohne dass eine Stoppuhr läuft. Die IT wird proaktiv gewartet (Updates), bevor Fehler entstehen.
- Für wen: Der klassische Mittelstand (Dienstleistung, Handel, Verwaltung), der auf Datenschutz (DSGVO) und Ausfallsicherheit angewiesen ist.
3. Der „Power-User / High Security“
- Preis: ca. 250 € – 350 €+ pro User/Monat
- Was Sie bekommen: High-Performance Workstations (für CAD/Grafik), Compliance-Archivierung, 24/7 Support, dedizierte Sicherheits-Analysten (SOC).
- Für wen: Ingenieurbüros, Finanzdienstleister, Pharma – Branchen mit extremen Hardware-Anforderungen oder strengster Regulierung.
Warnsignale: Warum „zu billig“ Sie teuer zu stehen kommt
Wenn Ihnen ein Dienstleister eine „IT-Flatrate“ für 50 € anbietet, sollten bei Ihnen die Alarmglocken schrillen. In der IT-Branche gibt es keine magischen Rabatte. Ein solcher Preis ist nur möglich, wenn an zwei Stellen gespart wird:
- Am Personal: Der Support wird von unqualifizierten Kräften oder Callcentern übernommen. Ihre gut bezahlten Mitarbeiter hängen stundenlang in der Warteschleife. Das nennt man Produktivitätsverlust.
- An der Sicherheit: Es werden veraltete Schutzmechanismen eingesetzt. Ein einziger Ransomware-Vorfall kostet den deutschen Mittelstand durchschnittlich 80.000 € bis 250.000 € (Bereinigung + Ausfall). Auf 5 Jahre gerechnet wäre die „teure“ IT deutlich günstiger gewesen.
Interne IT vs. Managed Service: Ein Rechenbeispiel
Oft hören wir: „Für 200 € im Monat kann ich das doch selbst machen.“ Rechnen wir nach. Ein interner Administrator kostet mit Lohnnebenkosten ca. 65.000 € bis 80.000 € im Jahr. Bei 50 Mitarbeitern sind das umgelegt ca. 120 € pro User – nur für das Personal. Dazu kommen Hardware (50 €), Software (30 €) und Tools (20 €). Sie landen schnell bei über 220 €, haben aber das Risiko, dass der Admin krank wird, Urlaub hat oder kündigt.
Ein Managed Service Provider (MSP) wie Fox Romeo liefert für denselben Preis ein ganzes Team, garantierte Erreichbarkeit und Vertretungssicherheit.
Fazit: Transparenz ist machbar
Eine IT-Kostenstelle muss keine „Blackbox“ sein. Ein Preis zwischen 150 € und 220 € für einen voll ausgestatteten, verwalteten Arbeitsplatz ist im Jahr 2026 ein gesunder Richtwert für deutsche Mittelständler.
Liegen Sie deutlich darüber? Dann haben Sie ineffiziente Prozesse oder veraltete Verträge. Liegen Sie deutlich darunter? Dann haben Sie vermutlich einen Investitionsstau, der Sie früher oder später einholen wird.
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